Cómo ser más productivos con Gmail

De enemigo a aliado: Cómo ser más productivo con GMAIL

¿Cómo ser más productivo con GMAIL? Hablamos mucho sobre email marketing este mes desde el lado de las empresas y marcas. Pero poco hemos hablado sobre el email como una herramienta para ser más productivos. El email se ha convertido en el enemigo actual de la productividad (junto a las redes sociales y el teléfono), y es una de las principales causas de interrupción en el ambiente laboral. En esta nota te dejamos algunos consejos para ayudarte a ser más productivo con el mail, y además herramientas para gestionar tu Gmail y transformarlo en tu mejor aliado.

El email: una de las principales interrupciones en el ámbito laboral

Hace un tiempo ya que comencé a seguir el Podcast de La Nación (La fábrica del tiempo) y en sus breves capítulos, uno comienza a ver que tiene enemigos cotidianos que intentan ir en contra de la productividad.

En el ámbito cotidiano de la oficina, uno de ellos es el mail. La principal ventaja de utilizar el mail es que no es necesario que uno tenga que responderlo ya (como si tiene ese sentido de urgencia el whatsapp). Y sin embargo, estamos tan acostumbrados a responder todo en el momento, que hacemos que el mail se convierta en un enemigo, en lugar de un aliado.

¿Cuántas veces nos hemos encontrado haciendo una tarea y la hemos frenado para chequear los mails? Y más aún, ¿cuántas veces hemos dejado una tarea a la mitad, por empezar otra “urgente” que vimos en ese mail?

El 95% de las tareas que son urgentes, en realidad no lo son.

Entonces, podríamos dar los siguientes consejos:

  • Colocarse horas estimadas para responder mails. Por ejemplo: a primera hora de la mañana, al mediodía y un rato antes de irse de la oficina.
  • Pausar la bandeja de entrada para no tener interrupciones (en breve hablaremos de eso)
  • Recordar que NO es necesario que se responda en el momento el mail. Se puede utilizar la herramienta de Gmail de Posponer mensajes para asegurarnos de no olvidarnos de responderlo después. (Podés ver más de esto haciendo click en otra nota aquí)
  • Ordenar la bandeja de Gmail en No leídos y Todo lo demás. De esa forma, podemos ver los correos no leídos arriba, y nos garantizamos de no dejar de lado ninguno.

¿Cómo configurarlo? Desde Configuración > Recibidos > Tipo de Bandeja de Entrada (también podés configurarla para dividir en Prioritarios y el resto)

Complementos que pueden ayudarte a gestionar tu Gmail para ser más productivos

Boomerang es un complemento de Google Chrome que se instala en tu Gmail y que tiene multiplicidad de funciones para ayudarte a gestionar tu Gmail.

En particular, hay dos funciones que son muy recomendables:

  • La primera es la posibilidad de Pausar tu Inbox. Eso te permite dejar de ver todos los correos que ingresen en determinadas horas. (Por ejemplo podríamos habilitarlo sólo para ver todos los días los mails en los horarios que nos pautamos anteriormente). También podemos configurar un mail de respuesta automática, para que la persona sepa que le responderemos por ejemplo, en dos horas. Y por último, podemos también definir si hay correos que querramos recibir igual como excepción.
  • La segunda posibilidad es la de programar el envío de tus mails para fechas y horas específicas. En la versión gratuita tenés hasta una cierta cantidad de mails por mes, pero aún así sirven muchísimo si por ahí sos como yo, y planificás la semana siguiente el viernes a la tarde o el fin de semana.

Streak es una extensión de Google Chrome que sirve para muchísimas funciones para lograr ser más productivos con Gmail. Entre las principales podemos decir:

  • También te permite programar tus mensajes en días y horarios específicos.
  • Te permite trackear quiénes han visto tu mail, cuántas veces lo han visto y desde qué dispositivo.
  • Por último, te permite guardar plantillas de texto como respuestas personalizadas. Para que simplemente, al momento de responder el mail, puedas elegir la plantilla que quieras, y se complete automáticamente.

Esta herramienta te permite hacer capturas de pantalla de tu Gmail, y posteriormente editarlas en otras ventanas.

Para evitar tener errores de ortografía en el envío de los mails.

Por último, ¿mi correo empresarial en Gmail?

Hay dos alternativas para tener tu correo empresarial en Gmail.

La primera, y más simple, es la de utilizar las cuentas GSuite (Gmail profesional) que te permite inclusive comprar un dominio a través de Google que sea .com.

La segunda, es utilizar tus servidores y vincular el dominio de tu correo con el de Gmail. A través de la Configuración de Gmail > Cuentas e Importación podrás enviar desde tu correo empresarial. Y desde el servidor de tu correo (hosting) podés configurar que todo los correos que te lleguen al empresarial, sean redireccionados a tu cuenta de Gmail.

De enemigo a aliado: Gmail master

Con estas herramientas y consejos estás listo para comenzar a gestionar tu Gmail de una forma productiva.

¿Tenés alguna otra extensión que puedas recomendarnos para manejar mejor nuestro correo electrónico? ¡Dejanos tu comentario!

1 comentario en “De enemigo a aliado: Cómo ser más productivo con GMAIL”

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